Vì sao Chương trình Tư vấn Kaizen bị thất bại ở Công ty Việt Nam?

Ai cũng hiểu và nghe nói nhiều về Kaizen chính là sự cải tiến liên tục, nhưng đại đa số các doanh nghiệp thường thất bại khi áp dụng phương pháp này. Câu hỏi đặt ra là tại sao các công ty của Nhật Bản thành công khi áp dụng Kaizen, còn các công ty Việt Nam lại chưa thành công? Phối hợp với bên tư vấn Kaizen sao cho hiệu quả?

Vì sao Chương trình Tư vấn Kaizen bị thất bại ở Công ty Việt Nam?

Từ những cải tiến nhỏ tạo nên những thay đổi lớn. Đó là triết lý của Kaizen được áp dụng được áp dụng bởi các công ty Nhật Bản từ thập niên 1950s. Kaizen là công cụ cải tiến năng suất chất lượng đơn giản, hiệu quả, ít tốn kém với doanh nghiệp và đã được một số doanh nghiệp ở Việt Nam triển khai. Tuy nhiên nếu nhìn ra thế giới thì đã có hàng trăm ngàn doanh nghiệp trên khắp thế giới áp dụng Kaizen để cải tiến chăt lượng và gặt hái được nhiều thành công đáng kể. Nếu xét về tiềm năng và tác dụng to lớn của Kaizen mang lại thì số lượng doanh nghiệp áp dụng Kaizen thành công ở Việt Nam còn rất khiêm tốn. Ai cũng hiểu và nghe nói nhiều về Kaizen chính là sự cải tiến liên tục, nhưng đại đa số các doanh nghiệp thường thất bại khi áp dụng phương pháp này. Câu hỏi đặt ra là tại sao các công ty của Nhật Bản thành công khi áp dụng Kaizen, còn các công ty Việt Nam lại chưa thành công? Phối hợp với bên tư vấn Kaizen sao cho hiệu quả?

Qua quá trình tư vấn Kaizen hơn 20 năm ở Việt Nam, tác giả xin có một vài phân tích về nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên như sau:

1.Tư vấn Kaizen và áp dụng Kaizen thoạt nhìn thì nghĩ là đơn giản nhưng lại đòi hỏi tư duy chiến lược và sự quyết tâm cao độ và lâu dài, triệt để vào doanh nghiệp.

Do việc thực hiện và tư vấn Kaizen chỉ là những định hướng mang tính gợi ý, hướng dẫn nên việc thực hiện cần đến sự động não của mọi người, mà điều này lại là điểm yếu của người Việt Nam ta, vốn ngại suy nghĩ và ưa thích sự nhàn hạ. Hơn nữa việc thực hiện lại chủ yếu là do tự bản thân hơn là có thể dựa vào sự giúp đỡ hỗ trợ từ bên ngoài nên dễ khiến nhiều doanh nghiệp nản lòng, buông trôi việc thực hiện và “nửa đường gãy gánh”.

2.Tư vấn Kaizen có tới 80% là thực hành, chỉ có 20% là lý thuyết

Việc trình bày cho mọi người về 5S Kaizen không khó, qua thực tế nhiều lớp học chỉ từ 1 đến 2 buổi học viên đã có thể giải thích cặn kẽ và tự mình làm tốt những bài tập áp dụng. Tuy nhiên, sau đó khi trở về công việc hằng ngày, mọi việc lại “vũ như cẩn” vì thiếu sự xúc tiến, hỗ trợ thực hiện đồng bộ trong toàn công ty dẫn tới việc chẳng ai chịu “cầm đèn chạy trước ô tô”. Ngoài ra thì do việc áp dụng đòi hỏi tính tự giác, kiên nhẫn của người thực hiện, giống như sự khổ luyện để đạt tới mức thượng thừa nên lại càng khó hơn nữa. Việc này có thể ví như việc giảm cân, về lý thuyết thì ai cũng có thể nói được, nhưng thực hiện được lại là một điều dường như xa vời. 

3.Tư vấn Kaizen thiếu sự hỗ trợ và dẫn dắt của lãnh đạo

Như đã nói ở trên, việc thực hiện Kaizen 5S có thể ví như là một sự khổ luyện, phấn đấu vì mục đích cao cả, vươn lên chinh phục đỉnh cao. Điều này ví như sức mạnh tinh thần và đỉnh cao tâm huyết của toàn thể mọi người tạo nên sự khát khao chiến thắng bản thân, vượt qua mọi gian nan thử thách. Do đó, lãnh đạo tổ chức phải coi đây là sự thành công sống còn và quyết định cho sự phát triển của doanh nghiệp. Cho dù có sự tư vấn Kaizen thì việc thực hiện không thể tách rời với triết lý, chiến lược và tầm nhìn lâu dài của tổ chức. Chỉ khi nào xây dựng được một niềm tự hào và văn hóa khát khao vươn đến sự hoàn thiện của tất cả mọi người trong công ty thì mới đảm bảo cho sự thành công lâu dài bền vững. Sự dẫn dắt của lãnh đạo còn thể hiện ở việc tham gia đầy đủ và trọn vẹn (cả thể xác và tinh thần) vào các mốc thời gian quan trọng của chương trình như: Giai đoạn tìm hiểu, học tập, các cuộc họp triển khai, định mục tiêu áp dụng, ngày tổng vệ sinh, ngày đánh giá tổng kết định kỳ. 

4.Tư vấn Kaizen khó làm việc do kỹ năng tổ chức công việc của nhân sự quản lý trực tiếp quá thấp

Một điểm nữa có thể ảnh hưởng đến sự ảnh hưởng đến sự thành công của dự án là khi triển khai xuống dưới nhân viên hay công nhân thì việc thiếu kỹ năng trình bày hay thuyết phục và tổ chức thực hiện cũng sẽ hạn chế sự lan tỏa rộng rãi của chương trình và huy động được sự tham gia của mọi người, vốn là bí quyết tạo nên sức mạnh của tập thể từ số đông. Kỹ năng quản lý thấp cũng dẫn đến tác phong hay đổ thừa hoàn cảnh và than thở thiếu thời gian thực hiện. 

5.Việc tuyên truyền và quảng bá Kaizen không được đầu tư thích đáng khi thực hiện tư vấn Kaizen

Chúng ta hãy tưởng tượng rằng chúng ta đang bán một sản phẩm gần như vô hình, cho tất cả mọi người với một giá bán không hề thấp. Vậy thì làm sao để có bán được sản phẩm đó? Giải pháp là phải làm sao mô tả sản phẩm càng rõ ràng, càng cụ thể càng tốt, nhất là dùng hình ảnh trực quan, quảng cáo thật nhiều để tiếp cận số lượng lớn khách hàng tiềm năng, tận dụng các phương tiện thông tin có thể sử dụng được trong thời đại hiện nay để đa dạng hóa kênh tiếp xúc khách hàng, tạo nên sự phong phú, đa dạng và sức mạnh tổng lực. Vậy hãy nhìn cách sản phẩm 5S Kaizen được bán như thế nào từ lãnh đạo đến nhân viên. Kênh phân phối đơn điệu và áp đặt, kỹ năng bán hàng yếu, khả năng thuyết phục của người bán bị hạn chế, khách hàng chưa hình dung được tác dụng của sản phẩm của mình sẽ mua về sử dụng như thế nào. Kết quả bán hàng sẽ ra sao, chắc chúng ta ai cũng hình dung được.

6.Thiếu ngân sách lâu dài cho việc tư vấn Kaizen và áp dụng tại doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp không được cấp đủ ngân sách để đầu tư dài hạn cho hoạt động Kaizen. Đa số các lãnh đạo thường mong đợi sự thay đổi đột phá ngay lập tức, nhưng khi triển khai thì chỉ thấy sự thay đổi nhỏ và chậm làm cho họ mất kiên nhẫn dẫn đến kế hoạch áp dụng Kaizen bị thất bại. Do đó cần coi việc thực hiện theo sự tư vấn Kaizen là một đầu tư dài hạn vào nguồn nhân lực của doanh nghiệp để tăng cường khả năng xử lý vấn đề và cải tiến liên tục. Kết quả sẽ đến từng bước vững chắc nếu chúng theo đúng hướng dẫn của bên tư vấn Kaizen.

7.Không xây dựng hệ thống theo sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn Kaizen:

Hầu hết các công ty sau một thời gian tìm hiểu và triển khai hoạt động Kaizen theo sự tư vấn Kaizen ban đầu của chuyên gia thì cũng có duy trì hoạt động Kaizen, nhưng lại không tạo ra được một hệ thống rõ ràng, không xây dựng được những qui trình chuẩn để định hướng hoạt động Kaizen của nhân viên.

8.Không cắt cử các cá nhân có đủ năng lực và thời gian để thực hiện chương trình tư vấn Kaizen

Doanh nghiệp lập ra đội Kaizen theo sự tư vấn Kaizen của chuyên gia, nhưng những người này lại có công việc chính khác và Kaizen chỉ là việc phụ, là ưu tiên số hai. Theo qui luật tập trung thì cái nào tập trung mới mở rộng, khi Kaizen chỉ là việc phụ thì làm sao Kaizen được phát triển và phát huy hiệu quả tối đa.

9.Không được tư vấn Kaizen, và đầu tư cho việc đào tạo bài bản về Kaizen cho đội ngũ quản lý và nhân viên:

Công ty có sự quan tâm cao của lãnh đạo về việc áp dụng Kaizen, nhưng đáng tiếc là sự hiểu biết chuyên sâu về Kaizen và sự đào tạo bài bản không có, cũng như tâm huyết của người thực hiện Kaizen không cao dẫn đến hoạt động Kaizen không mang lại hiệu quả.

Với những điểm trình bày ở trên, không thể trong một sớm một chiều các doanh nghiệp có thể khắc phục được. Tuy nhiên với sự đồng lòng và quyết tâm của tất cả mọi người, hi vọng một ngày không xa sẽ có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn doanh nghiệp áp dụng thành công 5S Kaizen.

Nguyễn Quốc Minh