Bật mí kinh nghiệm Tư vấn ISO 9001 (kỳ 93)

UỶ QUYỀN THẾ NÀO CHO ĐÚNG

Theo chuyên gia tư vấn ISO 9001, “Sự uỷ quyền” là việc chuyển giao cần thiết để thi hành những chức năng mà các cán bộ quản lý được phân công thực hiện. Sự uỷ quyền chuyển từ người có chức vụ cao cho người có chức vụ thấp hơn.

Chuyên giăt vấn ISO 9001  cho rằng, các cán bộ quản lý không thể tự  thực hiện một mình nhiệm vụ được giao. Họ cần tiến hành quản lý bằng cách giao một số công việc cho các cấp dưới.

Quyền hạn của người quản lý bao gồm việc ra quyết định, quyền chỉ đạo, quyền giám sát, quyền thực hiện và quyền tư vấn.

Người có chức vụ thấp có trách nhiệm đối với việc thực hiện và các kết quả công việc. Trong khi đó những người có chức vụ cao hơn có trách nhiệm đối với việc giao quyền hạn của mình.

Những người ở chức vụ cao hơn cần có chính sách rõ ràng đối với công việc mà họ lập kế hoạch để chuyển giao và tiêu chuẩn hoá các nhiệm vụ trước khi uỷ quyền.

Tiêu chuẩn hoá là một trong những phương pháp được sử dụng trong việc để uỷ quyền. Cùng với việc ủy quyền cần tiêu chuẩn hoá các hoạt động hàng ngày, các mục miễn trừ và hành động khắc phục sự cố.

Các mục sau cần được xác định trong việc chuẩn bị khi có sự cố:

1. Việc gì cần làm?
2. Ai thực hiện?
3. Phạm vi cần thực hiện?
4. Cần thông báo cho ai?
5. Cần tuân theo hướng giải quyết của ai?

Chuyên gia tư vấn ISO 9001 nhấn mạnh, Sau khi uỷ quyền, những người ở chức vụ cao hơn không nên đưa ra những chỉ thị hoặc can thiệp vào công việc họ đã giao.