Bật mí kinh nghiệm Tư vấn ISO 9001 (kỳ 59)
Theo chuyên gia tư vấn ISO 9001, để nhóm cải tiến giải quyết được vấn đề và phòng ngừa sai lỗi tái diễn tại nơi làm việc thì cần có quy trình và nguyên tắc làm việc phù hợp
PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI CÁC HOẠT ĐỘNG NHÓM CẢI TIẾN
Mục tiêu cơ bản để thành lập nhóm cải tiến để giải quyết vấn đề tại nơi làm việc thông qua các cuộc thảo luận và nguyên tắc quản lý để phòng ngừa sai lỗi tái diễn
Theo chuyên gia tư vấn ISO 9001, Quy trình cơ bản cho các hoạt động nhóm cải tiến như dưới đây
- Thành lập nhóm
- Theo quy tắc, những người làm việc cùng nơi lập thành nhóm.
- Phụ thuộc vào các vấn đề, những người thuộc bộ phận khác nhau lập các nhóm liên bộ phận
- Chọn trưởng nhóm
- Công nhân được phép chia một nhóm thành các nhóm nhỏ và để lựa chọn các chủ đề khác nhau của họ
- Hoạch định
- Nêu ra chủ đề:
- Lựa chọn để tài cải tiến việc thực hiện công việc bằng cách làm cho công việc thực hiện dễ hơn và nhanh hơn.
- Tổ chức thảo luận với quản đốc phân xưởng để đảm bảo rằng đề tài phù hợp với chính sách và mục tiêu
- Chấp thuận và đăng ký đề tài và mục tiêu
- Sự cho phép của quản đốc và đăng ký đề tài và mục tiêu với ban thư ký
- Chuẩn bị kế hoạch
- Chỉ rõ vai trò của mỗi thành viên
- Chuẩn bị kế hoạch để có thể thực hiện vòng PDCA sẽ được hoàn thành trong 4 đến 6 tháng
- Nêu ra chủ đề:
- Thực hiện:
- Họp nhóm
- Theo nguyên tắc, các nhóm cần họp ít nhất 2 lần 1 tháng
- Giới hạn mỗi cuộc họp trong một giờ nếu có thể. Đạt được hiệu quả của các cuộc họp tại nơi làm việc
- Họp sáng và họp chiều
- Thiết kế sơ bộ để báo cáo tiển triển hoạt động của nhóm.
- Giải thích và nâng cao nhận thức của nhóm
- Giới hạn thời gian 5 đến 10 phút, sử dụng các cuộc họp 5 phút vào buổi sáng và các dịp thuận tiện khác.
- Các hoạt động khác ngoài các cuộc họp
- Thực hiện công tác quản lý cụ thể và hoạt động cải tiến gắn liền với công việc hàng ngày.
- Viết các số liệu bằng cách sử dụng thời gian giờ giải lao
- Lập kế hoạch và thực hiện các trường hợp có thể xảy ra và họp nghiên cứu nhằm mục đích nâng cao sự đoàn kết giữa các thành viên và tăng cường mối quan hệ nhóm
- Họp nhóm
- Kiểm tra
- Kiểm tra trung gian
- Cán bộ cấp trên kiểm tra tiến triển hoạt động của nhóm giữa các quá trình và đề ra phương pháp tốt hơn cho các thành viên.
- Cán bộ lãnh đạo sát hạch các hoạt động cho bản thân họ
- Xác nhận kết quả
- Xác nhận kết quả và hiệu quả của mỗi và tất cả các phương pháp khắc phục
- Viết kết quả vô hình và hữu hình. Kết quả hữu hình tức là kết quả đạt được mà có thể chuyển thành số liệu.
- Kết quả vô hình là sự hoàn thành mà không thể tính được bằng số
- Thực hiện tiêu chuẩn hoá, làm cho mọi người thấu hiểu và chuẩn bị phiếu kiểm tra như là phương pháp phòng ngừa
- Cố gắng áp dụng từng biện pháp phòng ngừa đối với mục sản phẩm tương tự và việc thực hiện tương tự
- Hành động
- Xem xét các hoạt động và đưa chúng vào kế hoạch hành động tiếp theo
- Viết báo cáo các hoạt động, kết quả đạt được và các điểm quan trong để cải tiến trong các .... báo cáo và trình bày báo cáo với ban thư ký qua cán bộ cấp trên tại nơi làm việc
- Lập báo cáo tại hội thảo nội bộ và chuyển số liệu có liên quan đến các nhóm khác.
- Kiểm tra trung gian
Kinh nghiệm tư vấn ISO 9001 cho thấy Nguyên tắc triển khai hoạt động nhóm cải tiến như dưới đây đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực
- Lãnh đạo hiểu rõ và nhận thức được vai trò của các hoạt động nhóm cải tiến
- Cán bộ lãnh đạo đảm nhận vai trò lãnh đạo
- Giúp các thành viên nhận thức về nhu cầu đối với các hoạt động nhóm cải tiến và sẵn sàng tham gia vào các hoạt động này.
- Tạo ra môi trường để khuyến khích các hoạt động tự giác
- Tiến hành các hoạt động theo mục tiêu đã định trước
- Nghiên cứu các phương pháp kiểm soát chất lượng
- Triển khai các hoạt động bằng cách tìm ra điểm thích hợp.
- Tự đánh giá hoạt động nhóm cải tiến
Theo chuyên gia tư vấn ISO 9001, để nhóm cải tiến giải quyết được vấn đề và phòng ngừa sai lỗi tái diễn tại nơi làm việc thì cần có quy trình và nguyên tắc làm việc phù hợp
Xem thêm