Bật mí kinh nghiệm Tư vấn ISO 9001 (kỳ 60)

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ MÀ NHÓM CẢI TIẾN PHẢI ĐỐI MẶT

Chuyên gia tư vấn ISO 9001 khuyến nghị ban lãnh đạo  cần lập một quy trình cơ bản để giải quyết vấn đề một cách chính xác. Quy trình này giúp cho nhóm cải tiến phân chia vai trò cho mọi thành viên và giải quyết hiệu quả các vấn đề khi chúng xảy ra trong quá trình thực hiện 5 nhiệm vụ chính tại nơi làm việc (Q - chất lượng, C - chi phí, D - thời hạn, P-số lượng , S- an toàn S và M-tinh thần ). Quy trình giải quyết  vấn đề nên bao gồm 7 bước sau:

Bước 1- Lựa chọn chủ đề.

1. Phát hiện vấn đề tại nơi làm việc

• Các công việc thường xuyên gặp rắc rối

• Các công việc khó thực hiện
• Các công việc không được thực hiện
• Các công việc ảnh hưởng đến các vấn đề an toàn
• Sự lãng phí (lao động, tiền, nguyên liệu hoặc thời gian)
• Các công việc mà thường xảy ra tại nạn, rối loạn hoặc khiếm khuyết.
• Các công việc mà thường xuyên phải tái sản xuất
• Các công việc mà đòi hỏi một thời gian dài bất hợp lý
• Các nhiệm vụ mà không ai được phân công thực hiện
• Sự cần thiết của giải pháp bằng bất kỳ giá nào
• Các nhu cầu và khiếu nại của quá trình sản xuất trước đó và quá trình tiếp theo, các phòng ban và bộ phận khác hoặc khách hàng
•  Mục tiêu và chính sách đạt được của các bộ phận và tiểu ban
• Hoàn thành kế hoạch sản xuất

2. Lựa chọn đề tài: Thu thập tất cả các vấn đề đang tồn tại lên sơ đồ, đánh giá và lựa chọn đề tài phù hợp nhất.

Bước 2: Hiểu rõ toàn bộ thực trạng vấn đề và lập mục tiêu.

1. Hiểu rõ tình trạng hiện tại của vấn đề quan tâm

• Xếp trật tự các dữ liệu cũ
• Thu thập các số liệu mới trong một giai đoạn xác định.

2. Đề ra mục tiêu

• Cái gì (mục tiêu), bao nhiêu (giá trị mục tiêu), lúc nào (thời hạn)
• Tiêu chuẩn cho mục tiêu:

• so sánh với thực trạng công việc tại cơ sở khác
• áp dụng lý thuyết
• ý thức về nhu cầu cần đạt được bằng bất cứ giá nào
• đề ra mục tiêu ban đầu (giảm khuyết tật, loại bỏ lỗi ......v.v.)
• duy trì các số liệu mục tiêu do quản đốc lập ra tại nơi làm việc
• tôn trọng ý kiến lãnh đạo

Bước 3 - Chuẩn bị kế hoạch hàng động

1. Nhóm cải tiến  xác định vai trò của mỗi thành viên, thời gian hoạt động, và các nội dung khác. Tất cả các thành viên xác nhận vai trò, thời gian và nội dung thực hiện.
2. Nhóm cải tiến sử dụng hiệu quả biểu đồ Gantt để quản lý  dự án đúng mục tiêu

Bước 4: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng chính

1. Nhóm cải tiến nghiên cứu thực trạng các vấn đề cần được cải tiến bằng cách sử dụng phương pháp thông kê và số liệu.
2. Nhóm cải tiến điều tra các vấn đề cho đến khi tìm ra nguyên nhân thực của chúng  bằng cách liên tục hỏi các câu hỏi "Tại sao" .

Bước 5: Kiểm tra và thực hiện biện pháp khắc phục

1.  Kiểm tra biện pháp khắc phục

• Đưa ra các ý kiến để loại bỏ nguyên nhân thông qua "phương pháp huy động trí não tập thể- brainstorming"
• Thể hiện những ý kiến này vào kế hoạch cụ thể để thực hiện các hoạt động cải tiến
• Kiểm tra cẩn thận những điểm sau:
  • Có đạt được kết quả dự kiến không,
  • Chi phí có chấp nhận được không (hiệu quả chi phí),
  • Kế hoạch có tính khả thi về mặt kỹ thuật không (tính kỹ thuật),
  • Nhiệm vụ có được thực hiện đầy đủ không (khả năng thực hiện)
  • Có đảm bảo an toàn không (tính an toàn).
• Thử nghiệm và xác nhận các nội dung có ảnh hưởng chất lượng và an toàn.

2. Thực hiện biện pháp khắc phục: Thực hiện các biện pháp khắc phục theo kế hoạch đã đề ra

Bước 6 - Xác nhận hiệu quả

1. Xác nhận kết quả của biện pháp khắc phục
2. So sánh kết quả với mục tiêu bằng cách sử dụng cùng một đơn vị
3. Nắm được kết quả hữu hình (các kết quả có thể định lượng, không bao gồm các số liệu mục tiêu) và kết quả vô hình (các kết quả mà không dễ dàng định lượng)

Bước 7 Ổn định quản lý và tiêu chuẩn hoá

1. Tiêu chuẩn hoá

• Lập và sửa đổi các tiêu chuẩn liên quan theo cách dễ hiểu
• Xác định biện pháp khắc phục cho các sự cố bất ngờ và lập các phương pháp quản lý định kỳ.

2. Lập phương pháp quản lý

• Chỉ rõ các điểm chính trong tiêu chuẩn mới cho mọi người liên quan biết
• Đào tạo và huấn luyện những người có trách nhiệm
• Lập phương pháp quản lý để đảm bảo rằng các nhiệm vụ mới luôn được thực hiện đúng.

Bên cạnh quy trình giải quyết vấn đề, chuyên gia tư vấn ISO còn kiến nghị sử dụng phương pháp cải tiến để giải quyết vấn đề như dưới đây.

1.  Chỉ rõ các điều kiện của dữ liệu

Khi nhóm cải tiến cố gắng giải quyết vấn đề, họ tiến hành phân tích thực tế dựa trên số liệu, đánh giá và thực hiện biện pháp khắc phục cụ thể. Để thực hiện các bước này, nhóm cải tiến cần chỉ rõ điều kiện để thu thập dữ liệu- đảm bảo dữ liệu tin cậy. Điều cần thiết là phải giải thích rõ ràng các điều kiện bằng cách sử dụng khái niệm "5W và 1H"

•  Tại sao (Why)               Lý do và mục đích để thu thập số liệu
•  Cái gì (What)                Đối tượng dữ liệu chọn, tên sản phẩm
•  Lúc nào (When)            Ngày và giờ thu thập số liệu
•  Ở đâu (When)               Địa điểm thu thập dữ liệu, tên cơ sở và tên quá trình sản xuất
•  Ai (Who)                       Người thu thập dữ liệu
•  Như thế nào (How)       Phương pháp thu thập số liệu, thiết bị đo lường, phương            pháp đo lường

2. Sử dụng hiệu quả phương pháp cải tiến đơn giản

Việc áp dụng phương pháp cải tiến mà mọi người dễ hiểu, dễ chuẩn bị và mọi người đều có thể áp dụng được là rất quan trọng.

Bảy công cụ kiểm soát chất lượng( QC Tools) được sử dụng phổ biến để giải quyết vấn đề. Đó là: biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, biểu đồ phân vùng, phiếu kiểm tra, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.

Kinh nghiệm tư vấn ISO 9001  cho thấy nhóm cải tiến cần có một quy trình để giải quyết vấn đề một cách chính xác. Quy trình này giúp cho nhóm cải tiến phân chia vai trò cho mọi thành viên và giải quyết hiệu quả các vấn đề khi chúng xảy ra trong quá trình thực cải tiến năng suất và chất lượng tại nơi làm việc.