Bật mí kinh nghiệm Tư vấn ISO 9001 (kỳ 64)

Theo chuyên gia tư vấn ISO 9001, Tiến hành xem xét đánh giá để xác định hoạt động nhóm cải tiến đã phát triển một cách phù hợp chưa và có đạt được kết quả thoả mãn không, đồng thời chỉ ra những chỗ cần cải tiến và thực hiện hành động khắc phục cần thiết. Sự đánh giá này giúp cho việc nâng cao năng lực cho các các thành viên và phát triển không ngừng hoạt động nhóm cải tiến.

XEM XÉT ĐÁNH GIÁ CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM CẢI  TIẾN

Việc xem xét đánh giá hoạt động nhóm cải tiến cần dựa trên các câu hỏi sau:

• Hoạt động nhóm cải tiến có đúng như kế hoạch hành động đã phác thảo và mục tiêu hay không;
• Các hoạt động này diễn ra như thế nào, cần phải trao dồi những năng lực gì,
• Hoạt động cải tiến có đạt kết quả mong muốn chưa,
• Làm thế nào để so sánh các hoạt động này với các nhóm cải tiến  khác

Theo chuyên gia tư vấn ISO 9001, tiến hành xem xét đánh giá để xác định hoạt động nhóm cải tiến đã phát triển một cách phù hợp chưa và có đạt được kết quả thoả mãn không, đồng thời chỉ ra những chỗ cần cải tiến và thực hiện hành động khắc phục cần thiết. Sự đánh giá này giúp cho việc nâng cao năng lực cho các các thành viên và phát triển không ngừng hoạt động nhóm cải tiến.

Chuyên gia tư vấn ISO 9001  khuyến nghị, việc xem xét đánh giá hoạt động nhóm cải tiến nên bao gồm 2 quá trình: Tự đánh giá bởi các thành viên của nhóm cải tiến và đánh giá của các cán bộ quản lý.

1.  Đành giá bởi các thành viên nhóm cải tiến

1. Tự đánh giá theo cách giải quyết vấn đề
2. Các thành viên nhóm phản ánh tất cả các quá trình liên quan đến việc giải quyết vấn đề, đánh giá quá trình hoạt động của họ, tìm ra điểm không phù hợp và cố gắng chỉ ra nguyên nhân để khắc phục và cải tiến các điểm đó.
3. Đánh giá tất cả các hoạt động nhóm cải tiến cuối kỳ và cuối năm.
4. Nhóm cải tiến lập kế hoạch giải quyết các vấn đề mới theo cách giải quyết một vấn đề nào đó, sau đó tiếp tục theo phương pháp này. Hoạt động nhóm cải tiến  cũng bao gồm việc nghiên cứu để nâng cao khả năng và triển khai hoạt động, khuyến khích phát triển tương hỗ với các bộ phận khác. Cuối kỳ và cuối năm, thành viên nhóm cải tiến xem xét tất cả các hoạt động này và đánh giá.
5. Ghi chép nội dung quá trình tự đánh giá
6. Theo nguyên tắc, trưởng nhóm và các thành viên nhóm cải tiến cần đánh giá hoạt động của họ theo phương pháp tự giác. Tuy nhiên, sự đánh giá của bản thân nhóm có khuynh hướng không khách quan. Để tạo một thái độ khách quan và cải tiến mức hoạt động, nhóm cải tiến cần được cán bộ quản lý và người hướng dẫn đánh giá, và hiểu rõ vấn đề và định hướng cho nhóm cải tiến.

2. Đánh giá của các cán bộ quản lý

1. Đánh giá các hoạt động giải quyết vấn đề liên quan.

Cán bộ phụ trách trực tiếp tại cơ sở phải nhận được các bản báo cáo hoạt động dạng viết tay hoặc dạng khác, đánh giá nội dung của chúng và đưa ra các chỉ dẫn và lời khuyên phù hợp tại mỗi bước khi nhóm cải tiến hoàn thành quy trình giải quyết vấn đề. Theo cách làm như vậy, cán bộ phụ trách trực tiếp tại cơ sở cần phải đưa ra các hướng dẫn phù hợp với từng mức của nhóm cải tiến. Điều rất cần thiết đối với cán bộ phụ trách tại cơ sở là khuyến khích và hướng dẫn để các thành viên của nhóm có thể hiểu các điểm mạnh của họ và những nơi cần thiết cải tiến để trợ giúp các hoạt động tương lai.

2.  Đánh giá tại các cuộc họp trình bày kinh nghiệm nhóm cải tiến và hội thảo nhóm cải tiến.

Các cuộc họp trình bày kinh nghiệm nhóm cải tiến và hội thảo nhóm cải tiến  được tổ chức là sự kiện để tuyên truyền hoạt động nhóm cải tiến tại công ty và phòng kinh doanh. Các cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách đánh giá các bản trình bày tại cuộc họp.

3.  Đánh giá tất cả các hoạt động nhóm cải tiến cuối kỳ và năm.

Cán bộ quản lý đánh giá tất cả các hoạt động nhóm cải tiến đã tiến hành tại công ty hoặc phòng kinh doanh trong năm vừa qua hoặc trong một giai đoạn đã qua và công nhận kết quả đạt được của nhóm. Điều này được xem là loại hình đánh giá quan trọng nhất vì hoạt động nhóm cải tiến  nhấn mạnh vào tính liên tục.

3. Mục tiêu đánh giá và công nhận các hoạt động nhóm cải tiên

Việc hướng dẫn hàng ngày của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách về việc triển khai các hoạt động của nhóm cải tiến là hết sức quan trọng. Đồng thời, họ cần phải đánh giá cao các công việc khó khăn của các thành viên nhóm cải tiến, công nhận các quan sát và hành động của họ, trao thưởng cho các thành tích mà họ đạt được. Những người hướng dẫn cũng nên rút kinh nghiệm từ thực tế hoạt động nhóm cải tiến. Đây là một điểm hết sức quan trọng trong việc tuyên truyền các hoạt động thúc đẩy năng suất và chất lượng. Sau đây là các mục tiêu của việc triển khai đánh giá và công nhận các hoạt động đáng khen thưởng.

1. Lãnh đạo, cán bộ quản lý và người phụ trách cần đánh giá các hoạt động nhóm cải tiến, phản ánh về phương pháp hướng dẫn đã được sử dụng và cải tiến.
2. Đánh giá và thừa nhận rộng rãi giúp cho các thành viên nhóm cải tiến  thấy được kết quả đạt được và sự thoả mãn. Họ trở nên năng động và mong muốn tiến nhanh hơn các nhóm khác.
3. Cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách đánh giá kịp thời để xem xét các hướng dẫn và phương pháp triển khai của họ. Cán bộ quản lý cũng nên đánh giá lại quy trình quản lý hàng ngày khi có các vấn đề mà nhóm cải tiến  đưa ra
4. Lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ phụ trách cố gắng thấm nhuần và hiểu sâu sắc về các vấn đề nhóm cải tiến  đã giải quyết và các hành động cải tiến đã thực hiện có liên quan đến phòng ban và bộ phận của họ

Việc xem xét đánh giá các hoạt động nhóm cải tiến đã phát triển một cách phù hợp chưa và có đạt được kết quả thoả mãn không, đồng thời chỉ ra những chỗ cần cải tiến và thực hiện hành động khắc phục cần thiết. Bên cạnh đó, sự đánh giá này còn  giúp cho việc đông viên tình thần cho các thành viên và phát triển không ngừng hoạt động nhóm cải tiến.