Kinh nghiệm tư vấn Lean: Vì sao Quản đốc là người cuối cùng biết sự thật?
Khi tư vấn lean hoặc với tư cách là nhà quản lý, chúng ta ai cũng muốn phát hiện ngay các hiện tượng bất thường xẩy ra (ví dụ như các vấn đề chất lượng hoặc các sản phẩm và bán thành phẩm hỏng, thiết bị quá tải hoặc nguy hiểm hoặc mức tồn kho bất thường ... trong các quá trình sản xuất) để đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và kế hoạch phòng ngừa sự tái diễn...
Kinh nghiệm tư vấn Lean: Vì sao Quản đốc là người cuối cùng biết sự thật?
Là một chuyên gia tư vấn lean, tôi thường xuyên đến các nhà máy làm việc và thấy một thực trạng sau trong quản lý sản xuất tại phân xưởng:
* Những điểm bất thường được coi là không quan trọng và không cần phải báo cáo và
* Những điểm bất thường đã trở thành mãn tính và không còn được coi là bất thường nữa
Khi tư vấn lean hoặc với tư cách là nhà quản lý, chúng ta ai cũng muốn phát hiện ngay các hiện tượng bất thường xẩy ra (ví dụ như các vấn đề chất lượng hoặc các sản phẩm và bán thành phẩm hỏng, thiết bị quá tải hoặc nguy hiểm hoặc mức tồn kho bất thường .. trong các quá trình sản xuất) để đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và kế hoạch phòng ngừa sự tái diễn ...
Nhưng thực tế, trước khi thực hiện dự án tư vấn lean, nhiều nhà máy vẫn thường xuyên đối mặt với tỷ lệ lỗi cao, sản lượng không đạt chỉ tiêu, thời gian dừng máy tăng…
Một trong những nguyên nhân dẫn đến hậu quả đó là
* Người quản lý không có kỹ năng lắng nghe hoặc
* Không tạo được môi trường thuận lợi cho cấp dưới có thói quen báo cáo lên cấp trên khi họ cảm thấy "có điểm gì đó không ổn"
Theo Hiệp hội kỹ sư Nhật Bản,các khuyến nghị dưới đây nên được áp dụng khi thực hiện dự án tư vấn lean:
1. Lập các kênh liên lạc cho nhân viên để họ có thể báo cáo ngay cho lãnh đạo khi phát hiện sự bất thường và không phù hợp.
2. Phối hợp với bên tư vấn lean khuyến khích cấp dưới liệt kê càng nhiều càng tốt, những vấn đề tiềm tàng và thảo luận các biện pháp khắc phục và ngăn ngừa
3. Một thói quen sau khi được tư vấn lean là khi nhận được báo cáo, lãnh đạo cần điều tra và nghiên cứu theo những báo cáo nhận được:
* Xác nhận tình hình và các sản phẩm thực tế có liên quan.
* Làm rõ sự cố bất thường xảy ra như thế nào.
* Điều tra xem sự không phù hợp có ảnh hưởng đến các quá trình khác như thế nào.
* Xác định sự liên quan của các phòng ban khác (việc cần thiết ra các thông báo và các văn bản khác).
* Xác định mức độ cấp thiết (ưu tiên các biện pháp khắc phục). Thực hiện các biện pháp, ví dụ như truyền đạt bằng lời.
* Xác định xem có cần thu thập thêm thông tin bổ sung không.
4. Kết quả của dự án tư vấn lean là có qui trình để sự không bình thường được chỉ ra và chuyển đến các phòng ban có liên quan, báo cáo tình hình và các yêu cầu hợp tác cũng như các biện pháp khắc phục cụ thể. Cần phải xác nhận rằng các phòng ban đã nhận được thông báo này. Khi yêu cầu tiến hành một biện pháp khắc phục thì phải gửi ngay thông báo cho người chịu trách nhiệm thi hành biện pháp đó.
5. Khi tư vấn lean, liên quan đến thông báo về sự không bình thường, cần bao gồm những điểm sau đây:
* Phòng ban hành (số lượng ban hành, ngày ban hành, bộ phận ban hành và người ban hành thông báo).
* Mô hình, tên mặt hàng, ngày xảy ra sự bất thường, quá trình sản xuất xảy ra sự không bình thường.
* Những chi tiết cụ thể về sự không bình thường và thông tin liên quan (dùng sơ đồ để mô tả một cách dễ hiểu).
* Những biện pháp khắc phục cần được thi hành.
* Danh sách các phòng ban cần gửi thông báo đến.
6. Hình thành thói quen ở tại Xưởng sản xuất sau khi được tư vấn lean là cần điều tra đầy đủ các nguyên nhân xảy ra sự không bình thường, nhưng đôi khi việc xử lý sản phẩm trên thực tế được ưu tiên trước. Kết hợp với bên tư vấn lean để đảm bảo thực hiện các phương pháp lập các báo cáo và gửi chúng đến các phòng ban có liên quan đúng thời hạn.
Nguyễn Thế Cường, MBA
Xem thêm bài viết sau:
Xem thêm