Bật mí kinh nghiệm Tư vấn ISO 9001 (kỳ 65)

CÁC CUỘC HỌP NHÓM CẢI TIẾN NÊN TIẾN HÀNH NHƯ THẾ NÀO

Chuyên gia tư vấn ISO 9001 cho rằng các cuộc họp nhóm cải tiến được tổ chức để xác nhận lại các phương pháp để cải tiến các hoạt động và tích luỹ kinh nghiệm và để xác nhận kết quả đạt được thông qua việc xem xét một cách phù hợp. Cuộc họp được tổ chức sau khi kết thúc một chủ đề mà nhóm cải tiến đã lựa chọn giải quyết.

.1.  Nội dung của các bản báo cáo nhóm cải tiến

Nhóm cải tiến cần phải lựa chọn các điểm chính để trình bày (bao gồm phương pháp giải quyết hiệu quả vấn đề năng suất chất lượng, các khó khăn và thuận lợi) để thính giả có thể nắm bắt được ngay quá trình giải quyết vấn đề và kết quả đạt được.Cách trình bày một phương pháp giải quyết vấn đề nên bao gồm các nội dung dưới đây

• Giới thiệu- Giới thiệu công ty, nơi làm việc và nhóm cải tiến.
• Khái quát quá trình - Nội dung nhiệm vụ và mối quan hệ của nó với quá trình trước và quá trình tiếp theo

• Lý do lựa chọn chủ đề - Các lý do để lựa chọn vấn đề, tình huống và các sự kiện khác.
• Hiểu rõ thực trạng của công việc – Sử dụng dữ liệu để chỉ ra hiện trạng của vấn đề.
• Lập mục tiêu - Lập mục tiêu thực tế và cơ sở của nó.
• Kế hoạch hành động - Kế hoạch hành động bao gồm cả việc phân công trách nhiệm.
• Phân tích các yếu tố chính - Các giả thuyết liên quan đến các yếu tố chính, phân tích sử dụng số liệu và xác nhận các giả thuyết.
• Kiểm tra biện pháp khắc phục và việc thực hiện - Quá trình của việc kiểm tra  biện pháp khắc phục và việc thực hiện.
• Xác nhận kết quả - So sánh tình trạng trước và sau khi thực hiện biện pháp khắc phục, mức đạt được so với mục tiêu, kết quả vô hình và kết quả thứ yếu.
• Tiêu chuẩn hoá và ổn định quản lý - Các mục và các phương pháp đã được tiêu chuẩn hoá để ổn định quản lý (ổn định lâu dài).
• Xem xét kế hoạch sắp tới - Chỉ ra nhân lực cần thiết, các điểm đã xây dựng thông qua việc phản ánh, các kinh nghiệm đã được học, mong muốn và kế hoạch sắp tới.

2 Những điểm cần lưu ý  liên quan đến việc trình bày của nhóm cải tiến

1. Cần thực tập trước để trình bày tự tin
2. Đôi lúc, người báo cáo cần dừng lại để nhấn mạnh mục tiêu và cốt lõi của cách giải quyết vấn đề năng suất chất lượng.
3. Người báo cáo nên tránh trình bày mơ hồ và phải dùng câu rõ ràng.
4. Báo cáo viên cần sử dụng bảng và biểu đồ để tiết kiệm thời gian cho những vấn đề tổng quát, bao hàm.
5. Báo cáo viên phải đi thẳng bài phát biểu vào nội dung chú ý của thính giả.

3 Nhận xét về bài phát biểu của nhóm cải tiến

Cán bộ phụ trách đưa nhận xét (thường 2 phút) sau bài phát biểu, hỏi và trả lời. Người nhận xét cần tóm tắt các điểm tốt và các điểm cần phải cải tiến. Họ cần phải chỉ ra những bài học kinh nghiệm cho người nghe, nêu lên đánh giá của mình đối với báo cáo viên và khuyến khích họ. Điều rất quan trọng là người hướng dẫn cần phải chỉ rõ những điểm đáp ứng đúng yêu cầu.

4 Kinh nghiệm qua các bài phát biểu của nhóm cải tiến

Các cuộc họp nhóm cải tiến là cơ hội để hoàn thiện của cả 2 bên. Chúng là bài học kinh nghiệm đối với nhóm cải tiến đã trình bày cũng như đối với các thính giả.

1. Bài học kinh nghiệm cho báo cáo viên và nhóm cải tiến có báo cáo viên.

• Luyện tập cách trình bày chính xác ý tưởng cá nhân, nâng cao kỹ năng truyền đạt và tự tin để cải tiến việc trình bày.
• Nâng cao khả năng sắp xếp nội dung các hoạt động để làm dễ hiểu hơn và nâng cao khả năng trình bày ý kiến.
• Có kinh nghiệm về việc thoả mãn tinh thần và hứng thú với những sự đáp lại quần chúng.

2. Bài học kinh nghiệm đối với khán giả.

• Tìm thấy những hoạt động mạnh mẽ tại các nơi làm việc khác và mở rộng tầm nhìn.
• Học tập các ứng dụng thực tế của phương pháp cải tiến, tư duy sáng tạo và các phương pháp biên soạn tài liệu.
• Tham khảo các sáng kiến và những sai lầm trong việc quản lý nhóm cải tiến (lựa chọn đề tài, các cuộc họp, và phương pháp nghiên cứu).

5 Nghiên cứu kiểm tra các báo cáo của nhóm cải tiến

Sau các cuộc họp, cán bộ quản lý, người phụ trách, (nếu là hội nghị nội bộ), người hướng dẫn và các thành viên của hội đồng thẩm định (nếu là hội nghị với các bên liên quan) nghiên cứu và kiểm tra các bài báo cáo. Các điểm cần chú ý khi nghiên cứu kiểm tra báo cáo  của nhóm cải tiến

1. Không quan tâm đến kết quả tài chính mà chỉ nhấn mạnh đến kết quả của quá trình đã cải tiến
2. Xem xét kết quả có dựa trên nguyên tắc: chất lượng là trên hết của chương trình năng suất chất lượng không?
3. Xem xét tính tự giác là điểm quan trọng nhất để đánh giá.
4. Xem xét tất cả các thành viên của nhóm đã tham gia với nhận thức đúng đắn không?
5. Kiểm tra các báo cáo để phối hợp cải tiến các chính sách. Đánh giá nhóm cải tiến  theo mức độ phát triển.\

Chuyên gia tư vấn ISO 9001 cho rằng mục đích của các cuộc họp nhóm cải tiến là  để xác nhận lại các phương pháp cải tiến, các hoạt động tích luỹ kinh nghiệm và để xác nhận kết quả đạt được thông qua việc xem xét một cách phù hợp đảm bảo tính tin cậy và minh bạch