Bật mí kinh nghiệm tư vấn ISO 9001 (Kỳ 14)

Bật mí kinh nghiệm tư vấn ISO 9001 (Kỳ 14)

ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI TƯ VẤN ISO 9001 CHO DOANH NGHIỆP CỦA CHUYÊN GIA ISO IMQ LÀ: XÂY DỰNG THÓI QUEN XEM XÉT TÌNH TRẠNG KẾT QUẢ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA CẤP QUẢN LÝ VÀ GHI NHẬN VÀO HỒ SƠ

Khi tư vấn ISO 9001 cho doanh nghiệp, điều thay đổi căn bản là cần xây dựng thói quen làm việc có mục tiêu, cam kết, đo lường và cải tiến liên tục ở cấp quản lý của doanh nghiệp từ cấp trung gian đến cấp cao. Nói một cách cụ thể, mức độ thực hiện công việc, đặc tính chất lượng, tỷ lệ khuyết tật và các hồ sơ về an toàn cần được so sánh với kế hoạch đã đề ra hằng năm và nếu được là khi viết qui trình, qui định cụ thể. Nếu kết quả đạt được sai lệch so với kế hoạch hay chuẩn mực đã xác định thì cần có biện pháp khắc phục tận gốc và cải tiến triệt để. Chuyên gia tư vấn ISO IMQ khuyến cáo, những dữ liệu này cần được sắp xếp theo một trình tự dễ hiểu để tiện cho việc quản lý sau này.

Tóm lại, theo các chuyên gia tư vấn ISO, các nhà quản lý chịu trách nhiệm trực tiếp tại nơi làm việc cần theo dõi hàng ngày theo các mục như sau:

1. Mức độ đạt được sản lượng, năng suất (P)
2. Chất lượng (Q)
3. Chi phí (C)
4. Thời hạn giao hàng (D)
5. An toàn (S)
6. Tinh thần của công nhân (M)

Liên quan tới những điểm mục này, những người có trách nhiệm cần xác định  khoảng cách giữa mục tiêu tự đề ra và kết quả đạt được. Nếu khác nhau nhiều, những người có trách nhiệm cần thực hiện các hành động khắc phục. Các chuyên gia tư vấn ISO 9001 cần lưu ý điều này khi thực hiện hoạt động tư vấn ISO cho doanh nghiệp, không phải chỉ là lấy chứng chỉ ISO mà còn cần giúp cho hoạt động của doanh nghiệp đạt được kết quả thực tế khi áp dụng chương trình tư vấn ISO cho đến khi nào doanh nghiệp còn duy trì tư vấn chứng nhận ISO định kỳ hằng năm.

Nếu tuyệt vời hơn và để trực quan, sinh động hơn, chuyên gia tư vấn ISO 9001 cho doanh nghiệp cần hỗ trợ những người có trách nhiệm quản lý tại công ty khách hàng chuyển đổi những dữ liệu này thành những con số và bảng biểu để có thể dễ dàng tiến hành các biện pháp khắc phục phù hợp.

Chuẩn bị và xây dựng sơ đồ và biểu đồ kiểm soát để bất kỳ người nào cũng có thể theo dõi mức độ công việc đạt được so với kế hoạch là một ý tưởng rất tốt.

Người quản lý có trách nhiệm theo dõi hàng ngày và đánh giá mức độ thực hiện công việc, tỷ lệ khuyết tật và các hồ sơ về an toàn cần được so sánh với kế hoạch, để có những biện pháp khắc phục kịp thời nếu phát sinh lệch. Nếu có sai lệch thì cần thiết phân tích, cải tiến và soạn thảo lại các qui trình, qui định. Theo kinh nghiệm tư vấn ISO 9001 hơn 20 năm của tác giả, nếu 1 hệ thống ISO mà trên năm không có một điều chỉnh, cập nhật lại thì khả năng rất cao là hệ thống đó chỉ tồn tại trên giấy mà không được áp dụng và cải tiến liên tục theo thực tế sản xuất của doanh nghiệp.

Nguyễn Thế Cường, MBA