Làm sao Tư vấn 5S thành công ở Công ty Việt Nam?

5S là gì?

5S là một công cụ cải tiến chất lượng rất phổ biến ở Nhật trước đây và bây giờ đã trở nên phổ biến trên toàn thế giới. Đây là những yêu cầu giờ đây được coi như là hiển nhiên để một công ty có chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt. Số lượng các công ty Việt Nam muốn được tư vấn 5S cũng như áp dụng 5S đã ngày càng nhiều dưới sức ép của cạnh tranh và chi phí sản xuất ngày càng cao, đòi hỏi phải cắt giảm lãng phí và cải thiện giá thành để tồn tại và phát triển bền vững. Viết tắt của 5 chữ cái bắt đầu bằng chữ S là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. Đây là những yêu cầu giờ đây được coi như là hiển nhiên để 1 công ty có chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt. Không thể có chuyện 1 sản phẩm có chất lượng được sản xuất trong một môi trường lộn xộn, dơ bẩn và máy móc đầy bụi bặm bám lâu ngày. Cách đây khoảng 20 năm, khi bắt đầu tư vấn 5S cho những dự án 5S đầu tiên thì cũng còn nhiều khó khăn và nhận thức chưa hoàn toàn ủng hộ của các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng hiện nay thì có thể nói số lượng các công ty Việt Nam áp dụng 5S đã ngày càng nhiều dưới sức ép của cạnh tranh và chi phí sản xuất ngày càng cao, đòi hỏi phải cắt giảm lãng phí và cải thiện giá thành để tồn tại và phát triển bền vững. 

Đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam với hoạt động tư vấn 5S

Doanh nghiệp Việt Nam có một số đặc thù là qui mô còn nhỏ, vốn đầu tư ít, lại phải lo nhiều thứ để tồn tại nên việc suy nghĩ tư vấn 5S là điều chưa cần thiết cũng dễ hiểu. Tuy nhiên nếu ta nghĩ sâu thêm một chút sẽ thấy, thực ra việc áp dụng 5S cũng đơn giản mà hiệu quả lại có ngay nếu biết vận dụng khéo léo. Hằng ngày yêu cầu quản lý thực hiện việc kiểm tra và sắp xếp nhà xưởng gọn gàng theo tiêu chuẩn trước khi ra về là cũng góp phần rất lớn về năng suất chất lượng, tạo ra doanh thu và hiệu quả cho doanh nghiệp. Việc này rất đơn giản và góp phần bồi dưỡng, phát huy năng lực lãnh đạo của quản lý. Tác giả đã chứng kiến nhiều công ty thuê tư vấn 5S và áp dụng 5S từ khi còn rất nhỏ, đội ngũ quản lý còn thiếu và yếu. Cụ thể năm 2010, IMQ đã tư vấn 5S cho Minh Long Trans, lúc đó chỉ mới thành lập, tuy nhiên qua thời gian, cùng với việc áp dụng 5S, các hệ thống quản lý khác như ISO 9001 và năng lực lãnh đạo của Giám đốc Công ty, giờ đã phát triển gấp 3, gấp 4 lần trước đây, chỉ sau thời gian 10 năm. Đó là thành quả đáng tự hào, nhưng hoàn toàn xứng đáng cho sự đầu tư đúng đắn vào chất lượng và con người. 

Lãnh đạo cam kết và ủng hộ chương trình tư vấn 5S

Việc thực hiện 5S của bên tư vấn 5S không thể thực hiện nếu không có sự cam kết và ủng hộ của Ban Lãnh đạo, đặc biệt là lãnh đạo cao nhất. Sự cam kết và ủng hộ này phải có những biểu hiện cụ thể như được ưu tiên trong các nội dung họp, được ưu tiên trong việc mua sắm dụng cụ và thời gian để dọn dẹp, sắp xếp. Việc nhắc nhở thực hiện 5S phải được lãnh đạo thường xuyên thực hiện. Hoạt động của Ban 5S phải được duy trì, các làn sơn kẻ phải được sơn lại mỗi khi bị mờ. Đây là yếu tố quyết định cho việc tư vấn 5S thành công ở doanh nghiệp.   

Có sự tham gia của mọi người cùng với chương trình tư vấn 5S

Trong việc thực hiện và tư vấn 5S, không có người nào khoanh tay đứng nhìn, đó là phương châm của người Nhật. Để thực hiện thành công ở các công ty Việt Nam cũng vậy. Huy động được sự tham gia của mọi người cũng là điều kiện tiên quyết để 5S đi vào đời sống và đóng góp vào hoạt động chất lượng của doanh nghiệp. Việc tham gia của mọi người có thể bắt đầu từ các cuộc thi đua sáng tác logo 5S để tăng cường nhận thức và để mọi người có động lực tham gia, sau đó là thi đua trong việc thực hiện 5S qua việc chấm điểm hàng tuần, sau đó đến các chỉ số đo lường về chất lượng khác. Những việc này dưới sự hỗ trợ của bên tư vấn 5S sẽ giúp cho hệ thống được thiết lập một cách trơn chu và hiệu quả ngay từ đầu.

Tư vấn 5S thì có thời hạn nhưng việc áp dụng 5S là lâu dài, có mục tiêu rõ ràng

Tư vấn 5S và thực hiện 5S là để hướng đến chất lượng, do đó mục tiêu 5S cũng chính là một phần của mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có một mục tiêu chất lượng rõ ràng và thách thức thì việc triển khai 5S chắc chắn là một thành phần không thể thiếu của các công việc cần làm để đạt mục tiêu chất lượng. Với sự tư vấn 5S nhiệt tình thì rõ ràng tình trạng thiết bị sạch sẽ, được bảo trì tốt, nhà xưởng gọn gàng, vệ sinh sẽ góp phần làm cho khả năng đảm bảo chất lượng của công ty được tăng lên rất nhiều. Nếu các bạn đã từng vào các công ty Nhật, cho dù là ở qui mô rất nhỏ, có 15 người với Giám đốc người Nhật và 1 quản lý sản xuất người Nhật thì nhà xưởng vẫn rất tươm tất và quản lý rất chuẩn mực. Việc thực hiện 5S là một hoạt động trong các hoạt động của việc quản lý sản xuất, với ý nghĩa là việc đầu tư cho việc đảm bảo chất lượng sẽ làm giảm tổng chi phí của công ty, bao gồm cả những lãng phí và chi phí ẩn. Có thể nói chừng nào công ty còn hoạt động thì còn phải làm 5S, mà còn phải liên tục nâng cấp, cải tiến hoạt động 5S nữa. Trong một chương trình huấn luyện nâng cao kỹ thuật tư vấn 5S, tác giả đã đi khảo sát hiện trường của nhà máy sản xuất xe hơn Proton của Malaysia vào năm 2011, tại thời điểm đó, mỗi tuần và chiều thứ 5 thì vẫn diễn ra hoạt động đánh giá 5S định kỳ và số nhân lực cho việc đảm bảo chất lượng là 7 người so với nhân lực ngồi test xe hơi, nhà máy có tổng cộng gần 250 lao động tất cả. Ở Việt Nam thì tình trạng chỉ triển khai và thực hiện 5S được vài tháng cùng với bên tư vấn 5S rồi lại đâu trở về cũ, trong khi như đã nói ở trên, đây là 1 thành phần trong hệ thống chất lượng, nếu ta làm thường xuyên thì hàng tuần ta chỉ cần để dành một thời gian nhỏ để thực hiện chương trình tư vấn 5S mà lại mang lại kết quả lớn.       

Đánh giá định kỳ 5S hằng tuần

Trong giai đoạn đầu của dự án tư vấn 5S, để thực hiện 5S thành công, có thể nói ngoài việc đào tạo, huấn luyện cho mọi người về 5S thì việc đánh giá định kỳ hằng tuần đóng vai trò chủ yếu và xuyên suốt trong việc triển khai và duy trì 5S. Việc đánh giá có vai trò là cách để tạo nên nề nếp và xây dựng thói quen thực hiện 5S, đồng thời đo lường hiệu quả của hoạt động 5S, so sánh giữa các thời gian và kết quả thực hiện 5S. Việc đánh giá 5S có thể kết hợp với việc đánh giá các mục tiêu khác của chương trình chất lượng như giảm lãng phí, tăng tỷ lệ hàng đạt, tăng cường thỏa mãn khách hàng, tăng năng suất, giảm thời gian ngừng máy, giảm hao hụt nguyên liệu, tăng cường hiệu quả sử dụng năng lượng. Việc đánh giá trong giai đoạn đầu sẽ do công ty tổ chức cùng với chuyên gia tư vấn 5S, do một thành viên trong Ban Giám đốc chủ trì, đến khi hoạt động được 1 thời gian và có kết quả rõ rệt sẽ chuyển qua đánh giá chéo giữa các bộ phận để mọi người học hỏi lẫn nhau, đến khi hoạt động diễn ra thành thói quen mà không cần sự hỗ trợ của bên tư vấn 5S nữa thì lúc đó sẽ do Bộ phận Chất lượng Công ty thực hiện hàng tuần và đến lúc này thì chỉ cần 2 tiếng là có thể đánh giá hoạt động 5S của cả công ty vì hầu như mọi cái đã gọn gàng, ngăn nắp và có tiêu chuẩn rõ ràng. 

Xây dựng thành tiêu chuẩn và hình thành văn hóa trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Để chương trình 5S được duy trì sau khi kết thúc hợp đồng tư vấn 5S thì chúng ta cần đẩy lên thành tiêu chuẩn bắt buộc trong sản xuất, được qui định trong các qui trình. Đồng thời hoạt động 5S được mô tả thành một Tiêu chuẩn về nơi làm việc đạt chuẩn 5S với qui định cụ thể về từng khu vực và hình ảnh kèm theo. Với sự tư vấn 5S chuyên nghiệp thì 5S đã thành văn hóa của công ty và được thực hiện hàng ngày. Mọi cái đều gọn gàng, ngăn nắp và được duy trì ở mức độ cao. Văn hóa “Kiểm soát trực quan” được xây dựng và hình thành. Khi đó chỉ cần một biến động nhỏ, nằm ngoài tiêu chuẩn sẽ được phát hiện và uốn nắn kịp thời. Có thể nói văn hóa 5S là văn hóa về gọn gàng, ngăn nắp, tổ chức khoa học và tuân thủ nề nếp, kỷ luật. Chính văn hóa này đã thay đổi hoàn toàn tổ chức sản xuất trong thế kỷ 21, biến những nhà xưởng to lớn nhưng lộn xộn, máy móc dơ bẩn và thời gian chuyển đổi đơn hàng lâu thành những nhà xưởng tinh gọn, sạch sẽ, ngăn nắp, đâu vào đó với nguyên tắc, mọi vật dụng có chỗ để và ở đúng chỗ của nó khiến cho ai cũng sử dụng được và quản lý tốt. Trực quan hóa trở thành phương châm của các nhà máy và hàng hóa của Nhật được xuất khẩu đi khắp nơi, đặc biệt là thị trường Mỹ, khiến chính người Mỹ phải đi đến các nhà máy Nhật để tham quan, học hỏi, và ấn tượng đầu tiên của họ chính là sự gọn gàng, ngăn nắp, trật tự từ 5S của các nhà máy ở đây. Sau đó các hoạt động tư vấn 5S đã giúp việc đưa 5S đến nhiều công ty lớn khác trên thế giới và hiện nay đã trở thành chuẩn mực của hoạt động sản xuất cho dù ở qui mô lớn hay nhỏ.

Nền tảng cho các chương trình cao hơn sau khi được tư vấn 5S.

Một nhà máy sản xuất nếu chỉ áp dụng ISO 9001, 5S thôi thì chưa đủ. Chúng ta còn rất nhiều các phương pháp, công cụ ở cấp độ cao hơn như Kaizen, Lean (Sản xuất tinh gọn), TPM (Quản lý năng suất tổng thể) và nhiều công cụ khác nữa. Nhưng tất cả các công cụ này đều cần tư vấn 5S làm nền tảng và cơ sở để thực hiện. Có thể nói là không thể có năng suất, chất lượng nếu không có 5S. 5S là nền móng để thực hiện các chương trình năng suất chất lượng cũng vì tính đơn giản mà hiệu quả của nó. Thông qua hoạt động triển khai tư vấn 5S như là phép thử để doanh nghiệp xây dựng đội ngũ lãnh đạo cấp cơ sở, ban lãnh đạo sẽ có nhiều cách để phát triển nguồn nhân lực tại chỗ một cách hiệu quả mà tiết kiệm chi phí rất nhiều. Theo kinh nghiệm của tác giả khi tư vấn 5S ở doanh nghiệp, kỹ năng thuyết phục, động viên và thay đổi ở những người quản lý sẽ được phát hiện và bồi dưỡng ngay lập tức khi doanh nghiệp bắt đầu làm 5S. Đồng thời ở các chương trình cao hơn thì yêu cầu về nhà xưởng, cơ sở vật chất và nhận thức của người lao động cũng cao hơn, còn 5S mang tính chất nền tảng, cơ bản mà còn chưa thực hiện được thì làm sao có thể làm được những chương trình cao hơn này. Khi thực hiện 5S thì tính đồng bộ của hệ thống cũng nâng lên một mức, đó cũng là yêu cầu để làm các chương trình chất lượng ở cấp độ cao hơn, thách thức hơn.

Thực hiện 5S sẽ được chứng nhận thế nào?

Về nguyên tắc 5S không có Tiêu chuẩn chứng nhận rõ ràng như là ISO 9001. Tuy nhiên chúng ta hoàn toàn có thể xây dựng Tiêu chuẩn 5S nội bộ của công ty và tất nhiên so sánh mức độ thực hiện giữa Tiêu chuẩn và thực tế. Ở Việt Nam nếu các Công ty có nhu cầu IMQ sẽ cử các chuyên gia tư vấn 5S giàu kinh nghiệm đến doanh nghiệp để tiến hành đánh giá và theo kết quả thực tế để tiến hành cấp chứng chỉ 5S để ghi nhận kết quả thực hiện 5S tại đơn vị. 

Làm 5S và tư vấn 5S mất bao lâu thì xong?

Như đã nói ở trên thực hiện 5S là lâu dài và là hành trình, không phải là đích đến. Do đó không thể có việc là chúng ta làm 5S xong rồi có chứng chỉ thì gọi là xong. Tuy nhiên để thấy được kết quả thực hiện 5S thì thông thường nếu một công ty có bên tư vấn 5S hướng dẫn thực hiện đều đặn và nghiêm túc việc đánh giá, cải tiến 5S hàng tuần thì sau 3 tháng Công ty đã có sự thay đổi đáng kể và thấy được những biểu hiện của 5S tại doanh nghiệp, chẳng hạn như gọn gàng hơn, đồ đạc được sắp xếp đâu vào đó, mọi người muốn lấy và trả về chỗ cũ dễ dàng hơn, nhanh hơn, tinh thần làm việc được nâng cao và các chỉ số đo lường về năng suất, chất lượng của doanh nghiệp có sự cải thiện. 

Lợi ích của việc thực hiện tư vấn 5S là gì?  

Lợi ích của việc thực hiện tư vấn 5S có thể nêu ra như sau: Năng suất cao, chất lượng cao, chi phí hạ, giao hàng đúng hẹn, an toàn cho người lao động, tinh thần làm việc được nâng cao, tăng cường khả năng làm việc theo nhóm và tạo thêm nhiều không gian. Với sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn 5S, thì việc sắp xếp các dụng cụ, nguyên vật liệu hay tài liệu, hồ sơ, giấy tờ gọn gàng, đâu ra đó sẽ triệt tiêu việc tìm kiếm và tối ưu các thao tác hay qui trình thực hiện công việc nên năng suất sẽ được tăng lên đáng kể. Tiếp đó, do việc tổ chức sắp xếp sản xuất hay công việc tốt hơn nên sẽ triệt tiêu nhầm lẫn, tăng cường sự chính xác, ổn định chất lượng nên chắc chắn chất lượng sẽ tăng, việc thực hiện tư vấn 5S sẽ giúp cải thiện năng suất, chất lượng và cả giảm các chi phí nguyên vật liệu, năng lượng, thúc đẩy hoạt động cải tiến nên sẽ giúp cho việc giảm chi phí sản xuất và chi phí hoạt động của công ty. Do không xảy ra sai sót, nhầm lẫn và/hoặc hàng hóa bị lỗi nên chúng ta sẽ đảm bảo được thời gian giao hàng theo đúng cam kết với khách hàng, thậm chí nếu làm tốt thì sẽ rút ngắn được thời gian giao hàng so với trước đây. Với môi trường làm việc theo 5S, máy móc, dụng cụ được chú ý và sắp xếp để đảm bảo an toàn nên vấn đề tai nạn cũng sẽ giảm đi rất nhiều. Khi làm việc trong môi trường sạch sẽ, gọn gàng và năng suất cao thì tinh thần làm việc của mọi người chắc chắn sẽ được nâng lên rất nhiều, không khí phấn chấn và làm việc tích cực chắc chắn sẽ lan tỏa trong toàn công ty. Việc thực hiện 5S không thể thành công nếu như thực hiện đơn lẻ, do đó cần sự phối hợp, thuyết phục, động viên lẫn nhau. Do đó đi đôi với việc tư vấn 5S và thực hiện 5S thì khả năng lãnh đạo, làm việc nhóm nhỏ sẽ được tăng cường, qua chương trình 5S thậm chí chúng ta còn có thể phát hiện và bồi dưỡng những ai có khả năng để bổ nhiệm vào vị trí quản lý cấp tổ. Không phải ngẫu nhiên mà ở các công ty Nhật thì khả năng tổ chức thực hiện 5S là một yêu cầu bắt buộc trong năng lực lãnh đạo. Khi làm 5S tốt chúng ta thực hiện việc sàng lọc, dọn dẹp và sắp xếp thường xuyên, đồng thời chú ý tận dụng không gian theo chiều dọc và tối ưu bố trí theo qui trình, dòng chảy. Do đó sẽ tiết kiệm được không gian đáng kể và với tình hình giá đất tăng cao như hiện nay thì tấc đấc, tấc vàng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí và có thể mở rộng sản xuất mà không phải thuê thêm nhà xưởng.       

5S áp dụng cho công ty dịch vụ thế nào?

Rất nhiều người nghĩ tư vấn 5S chỉ áp dụng cho công ty sản xuất. Tuy nhiên đây chỉ đúng một phần. Đúng là đối với công ty sản xuất thì sẽ thấy kết quả rõ ràng hơn vì tính chất hữu hình của hoạt động sản xuất. Tuy nhiên không có một mô hình kinh doanh nào là 100 % là sản xuất hay dịch vụ mà luôn có sự đan xen nhau. Ví dụ như ở một spa thì tuy là dịch vụ nhưng 5S có tác động rất nhiều, chẳng hạn như việc sắp xếp một xe làm liệu trình cho khách có được gọn gàng, dụng cụ, máy móc, mỹ phẩm có đâu vào đấy không, không gian có sạch sẽ, mát mẻ và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng không, qui trình, thao tác của nhân viên có nhuần nhuyễn và chuyên nghiệp. Tất cả đều cần đến hoạt động 5S và tư vấn 5S. Hay ở một công ty làm dịch vụ kế toán thì việc lưu trữ hồ sơ của khách hàng, sắp xếp các thư mục trong máy vi tính, bố trí không gian làm việc và qui trình công việc đều có thể cải thiện thông qua hoạt động 5S. Đó là chưa kể các lợi ích khác về tinh thần và hoạt động phối hợp nhóm. Chúng ta có thể cảm nhận rõ ràng một spa có dịch vụ tốt hơn hay một công ty kế toán phục vụ tốt hơn, nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn. Vậy hãy để chương trình 5S giúp cho việc này được cân đong, đo đếm một cách rõ ràng và liên tục được cải tiến.

Trên đây là một số kinh nghiệm chia sẻ của tác giả qua quá trình hơn 20 năm tư vấn 5S cho hàng chục công ty từ qui mô hàng ngàn công nhân đến qui mô chỉ dưới 10 người, từ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đến các công ty tư nhân Việt Nam. Hi vọng với nội dung trên sẽ giúp cho những ai quan tâm hiểu thêm về việc tư vấn 5S cũng như làm sao để áp dụng 5S một cách hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. 

Nguyễn Quốc Minh