Tư vấn ISO sao cho hiệu quả?

Tư vấn ISO sao cho hiệu quả?

Hiện nay việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO nói chung và tiêu chuẩn ISO 9001 (Hệ thống quản lý chất lượng) nói riêng đã trở nên phổ biến ở Việt Nam, đặc biệt với các công ty sản xuất xuất khẩu và các công ty có tham gia đấu thầu. Tuy nhiên có một phần không nhỏ các công ty lấy chứng chỉ để đối phó, không cần được tư vấn ISO và việc áp dụng ISO là hình thức và trở thành gánh nặng cho công ty mỗi khi có đợt đánh giá. Để giúp cho việc tư vấn ISO được hiệu quả hơn, đồng thời giúp cho việc áp dụng ISO đi vào thực chất và mang lại kết quả thực tế cho doanh nghiệp, tác giả với 20 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn iso có vài chia sẻ sau đây.

Nghề tư vấn ISO là gì?

Cùng với quá trình mở cửa và đổi mới của đất nước và làn sóng các doanh nghiệp đầu tư nước ngoài từ những năm 90 của thế kỷ trước một số công ty tại Việt Nam đã bắt đầu áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9002 phiên bản 1994. ISO được đào tạo trong các Trường đại học cho các sinh viên theo học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Luật. Nhưng chỉ đến năm 2000, khi phiên bản mới được ra đời, thay thế hoàn toàn phiên bản cũ và thống nhất Tiêu chuẩn dùng để chứng nhận hệ thống là Tiêu chuẩn ISO 9001:2000, đồng thời với việc Luật doanh nghiệp mới ra đời, khuyến khích việc thành lập doanh nghiệp và hình thành một môi trường kinh doanh cạnh tranh theo kinh tế thị trường thì việc một số lượng lớn các công ty chọn việc xây dựng ISO như là một cách để phát triển năng lực doanh nghiệp một cách bền vững là điều đương nhiên. Nhu cầu này dẫn đến việc hình thành các công ty tư vấn ISO cùng với các tổ chức chứng nhận ISO và nghề tư vấn ISO tại Việt Nam. Bước đầu tư vấn ISO chỉ là việc giải thích và giúp cho các chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản lý hiểu rõ tiêu chuẩn, soạn thảo các qui trình theo yêu cầu của tiêu chuẩn, hướng dẫn việc đánh giá, rà soát lại toàn bộ hoạt động của công ty để đảm bảo việc đánh giá cấp chứng chỉ được diễn ra suôn sẻ và càng ít lỗi càng tốt. Thời gian đó việc triển khai, áp dụng ISO có khi kéo dài cả năm với chi phí cả trăm triệu, là một số tiền lớn vào những năm 2000. Tuy nhiên với yêu cầu ngày càng cao của doanh nghiệp và sự phát triển của ngành quản lý chất lượng thì ngày nay việc tư vấn ISO không còn đơn thuần là việc hướng dẫn việc áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9001 để doanh nghiệp được chứng nhận nữa mà đã trở thành người đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giúp cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn, giảm lãng phí, tăng lợi nhuận và có khả năng cạnh tranh quốc tế. Ngoài Tiêu chuẩn ISO 9001 thì người làm nghề tư vấn ISO cần phải cập nhật thêm kiến thức và khả năng thực hành các công cụ cải tiến chất lượng và cả kiến thức về tài chính, marketing để có thể tư vấn ISO hiệu quả cho doanh nghiệp. 

Những ai phù hợp làm nghề tư vấn ISO?  

Với đặc thù cần am hiểu Tiêu chuẩn ISO, đồng thời đi sâu vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cần khả năng phân tích, tổng hợp cũng như giao tiếp, thuyết phục nên những ai học các ngành Kỹ thuật sẽ có lợi thế. Tuy nhiên những người học ngành Kinh tế, Luật hay Quản trị kinh doanh cũng có thể làm công việc tư vấn ISO này nếu yêu nghề và thường xuyên cập nhật những kiến thức mới và/hay chịu khó học hỏi từ thực tế ở hiện trường sản xuất của doanh nghiệp. Lưu ý rằng đây chỉ là kiến thức nền và về chuyên môn thì còn rất xa thực tế và cần bổ sung thêm rất nhiều. Tuy vậy đây chỉ là kỹ năng cứng và để thành công và trở thành một chuyên gia tư vấn ISO giỏi thì kỹ năng mềm rất quan trọng, đặc biệt là khả năng giao tiếp, thuyết phục, động viên và quản trị dự án là yếu tố quyết định đến thành công của bất kỳ dự án tư vấn ISO nào. Theo kinh nghiệm của tác giả, để nắm vững và có thể tư vấn ISO một cách hiệu quả cho doanh nghiệp thì cần bề dày kinh nghiệm và khả năng chịu khó học hỏi, thực hành ở cường độ cao trong thời gian ít nhất 10 năm.

Qui trình tư vấn ISO gồm những bước gì?

Bước 1. Khảo sát
Ở bước khảo sát, một chuyên gia tư vấn ISO có kinh nghiệm sẽ xác định được khả năng áp dụng ISO ở doanh nghiệp nhanh hay chậm, mức độ sẵn sàng của đội ngũ nhân viên cũng như tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp làm thế nào để chuẩn bị sẵn sàng cho việc triển khai tư vấn ISO.
 
Bước 2. Xác định mục tiêu áp dụng
Rất nhiều tổ chức tư vấn bỏ qua bước này, mặc dù đây là bước quan trọng để việc tư vấn ISO đạt hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp. Nếu yêu cầu của doanh nghiệp chỉ đơn thuần là tấm giấy chứng nhận trong thời gian 1 - 2 tháng thì việc tư vấn ISO cũng đơn giản. Tuy nhiên như đã nói ở trên, trong trường hợp doanh nghiệp muốn việc áp dụng ISO có hiệu quả và đi vào thực chất thì ở giai đoạn này cần chuyên gia tư vấn ISO cần thống nhất với lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp về thực trạng công ty, thu thập các dữ liệu để làm tiền đề cho việc xác định mục tiêu chất lượng và cơ sở cho việc cải tiến liên tục hệ thống sau này.
     
Bước 3: Lập kế hoạch
Căn cứ trên khả năng và nhu cầu của doanh nghiệp, chuyên gia tư vấn ISO lập kế hoạch triển khai áp dụng ISO, đây chỉ là khung thời gian cho đến khi nhận chứng chỉ, chúng ta nên nhớ rằng việc áp dụng ISO và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng là hành trình, không phải là đích đến. Thông thường thời gian để doanh nghiệp triển khai từ đầu đến khi nhận Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 là 2 tháng với 10 - 15 ngày làm việc. Sau đó là quá trình chuyên gia tư vấn ISO giúp doanh nghiệp duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, đạt mục tiêu chất lượng hàng năm.
    
Bước 4: Bên tư vấn ISO đào tạo nhận thức và viết tài liệu cho khách hàng
Tiếp theo bước lập kế hoạch là phần đào tạo nhận thức và kỹ thuật viết qui trình, xây dựng hệ thống tài liệu nội bộ của doanh nghiệp theo yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001. Theo các phiên bản trước đây phiên bản năm 1994, phiên bản năm 2000 thì có khá nhiều tài liệu soạn thảo. Tuy nhiên ở phiên bản năm 2015 thì đã có sự thay đổi căn bản và yêu cầu về tài liệu cũng giảm bớt khá nhiều và việc tư vấn ISO cũng đơn giản hơn. Tuy nhiên lưu ý là mức độ của thông tin dạng văn bản theo qui định của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng vẫn phụ thuộc vào qui mô và mong muốn áp dụng của tổ chức. Tài liệu càng cụ thể thì mức độ yêu cầu về tuân thủ càng cao và tạo ra khả năng đồng bộ và kiểm soát chất lượng càng lớn. Các thành viên chủ chốt của Công ty, quản lý, đôi khi là những chuyên gia, công nhân có tay nghề cao, những người đang nắm giữ tri thức của doanh nghiệp nên tham gia vào việc đào tạo và soạn thảo những qui trình này cùng với chuyên gia tư vấn ISO. Đây cũng là tiền đề cho việc quản lý tri thức của doanh nghiệp, một khái niệm mới phổ biến trong khoảng 10 năm gần đây.    

Bước 5: Soạn thảo qui trình, và xây dựng hệ thống chất lượng toàn diện
Sau khi được đào tạo thì các thành viên của công ty bắt tay vào việc soạn thảo các qui trình, tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng dưới sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn ISO. Quá trình này nhanh hay chậm tùy thuộc vào khả năng của nguồn nhân lực của tổ chức, sự chuyên nghiệp của chuyên gia tư vấn ISO và sự đôn đốc, nhắc nhở, tạo điều kiện của lãnh đạo doanh nghiệp. Thông thường quá trình này mất khoảng 1 tháng. Tuy nhiên đây chỉ là bước đầu, trong quá trình hoạt động của mình, doanh nghiệp vẫn liên tục cải tiến, thay đổi qui trình và sửa đổi tài liệu. Đó mới là một hệ thống sống, còn hệ thống nào mà cả năm chả có một thay đổi nào thì chỉ có một khả năng, đó là doanh nghiệp đang vận hành một đường và hệ thống chất lượng thì một nẻo.

Bước 6: Đào tạo đánh giá nội bộ
Khi việc soạn thảo tài liệu đã tương đối thì việc ban hành và đưa vào áp dụng được lãnh đạo doanh nghiệp công bố chính thức. Sau giai đoạn này để đảm bảo cho tính phù hợp và tuân thủ của các qui trình và hệ thống quản lý chất lượng doanh nghiệp cần đào tạo một lực lượng đánh giá viên nội bộ để tự thực hiện việc đánh giá và kiểm soát tính tuân thủ hệ thống của các thành viên công ty. Rất nhiều công ty tư vấn ISO bỏ qua việc này. Công việc của chuyên gia tư vấn ISO là hướng dẫn cho lãnh đạo doanh nghiệp chọn ra những thành viên phù hợp để huấn luyện kỹ thuật đánh giá nội bộ hệ thống chất lượng và bồi dưỡng kỹ năng để trở thành các chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ. Việc đào tạo này thường từ 2 -3 ngày, có thể bao gồm việc hướng dẫn đánh giá thực tế trên qui trình và hoạt động của doanh nghiệp.  

Bước 7: Đánh giá nội bộ
Sau khi được đào tạo, đội ngũ đánh giá viên, dưới sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn ISO sẽ đánh giá lại toàn bộ hệ thống, đối chiếu yêu cầu tiêu chuẩn, qui trình, tài liệu đã viết và thực tế hoạt động của doanh nghiệp để xác định mức độ phù hợp của hệ thống, viết báo cáo về sự không phù hợp cũng như thu thập bằng chứng của sự phù hợp để làm căn cứ chuẩn bị cho việc chứng nhận chính thức.
  
Bước 8: Đánh giá chứng nhận sau khi quá trình tư vấn iSO hoàn tất
Sau khi đã đánh giá nội bộ và tổ chức họp xem xét lại hoạt động của hệ thống. Doanh nghiệp mời tổ chức chứng nhận đến để đánh giá và cấp chứng chỉ ISO 9001. Sau đó doanh nghiệp sẽ nhận được chứng chỉ trong thời gian 3 ngày hay lâu hơn nếu chứng chỉ được gửi từ nước ngoài về. Đây chính là kết quả của quá trình làm việc với chuyên gia tư vấn ISO.
 
Bước 9: Duy trì và cải tiến liên tục hệ thống dưới sự hướng dẫn của bên tư vấn ISO
Việc chứng nhận chỉ là bước đầu, hệ thống quản lý chất lượng cần được duy trì và cải tiến liên tục để nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đằng nào thì công ty cũng đã xây dựng hệ thống rồi phải không. Vậy tại sao chúng ta lại không tiếp tục phát triển và đưa thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Khi tư vấn ISO cần lưu ý những điểm gì?

Việc áp dụng ISO ở doanh nghiệp có đạt hiệu quả và tối ưu chi phí hay không phụ thuộc rất lớn vào chuyên gia tư vấn ISO. Nếu chuyên gia tư vấn không có đủ kỹ năng hay tư vấn ISO mang tính áp đặt và lý thuyết thì doanh nghiệp sẽ vất vả trong việc tuân thủ dẫn đến việc bỏ bê hệ thống hay tốn kém không cần thiết trong việc xây dựng hệ thống. Do đó chuyên gia tư vấn ISO cần có kinh nghiệm thực tế, sát với hoạt động của doanh nghiệp cũng như sự kiên nhẫn, hướng dẫn tận tình cụ thể để các thành viên của công ty hiểu rõ và thực hiện theo yêu cầu của hệ thống. Ngoài ra với kinh nghiệm của mình, khả năng nắm bắt vấn đề thực tế của doanh nghiệp để xử lý, đóng góp chuyên môn và các công cụ giải quyết vấn đề phù hợp giúp cho doanh nghiệp nâng cấp hệ thống cũng rất quan trọng. Làm sao để mang lại giá trị gia tăng thực tế cho doanh nghiệp đó là điều cần lưu ý khi tư vấn ISO cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Tại sao Mục tiêu chất lượng lại quan trọng trong việc tư vấn ISO và triển khai hệ thống chất lượng?

Có khá nhiều doanh nghiệp khi làm ISO lại không biết điều này hay biết nhưng lại né không làm hay làm một cách hình thức. Tuy nhiên điều cơ bản ai cũng đồng ý là chúng ta sẽ không quản lý được nếu không đo lường được. Nếu muốn quản lý chất lượng, nhất là quản lý chất lượng theo hệ thống thì lại càng phải đo lường một cách cụ thể và xuyên suốt. Do đó ngay từ khi triển khai tư vấn ISO, chuyên gia tư vấn ISO chuyên nghiệp và có tâm sẽ giành thời gian thích đáng cho việc này, từ việc trao đổi với các lãnh đạo cấp cao đến việc triển khai việc thu thập dữ liệu và hiện trạng hệ thống. Từ đó định ra những mục tiêu cải tiến chất lượng phù hợp cho toàn công ty, từng phòng ban cụ thể kèm theo việc xây dựng các giải pháp khả thi, phù hợp để đạt các mục tiêu trên theo từng năm. Không có mục tiêu chất lượng và thực hiện các giải pháp nâng tầm, cải tiến chất lượng định kỳ, doanh nghiệp như con thuyền vô định, dễ dẫn đến trạng thái mất kiểm soát về chất lượng và có thể xẩy ra sự cố nghiêm trọng bất cứ lúc nào, ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, thậm chí có thể bị phá sản, đúng như câu nói, chất lượng là sự sống còn của doanh nghiệp.

Việc tư vấn qui trình và hệ thống kiểm soát chất lượng có ý nghĩa thế nào trong việc tư vấn ISO?

Khi tư vấn ISO, bên tư vấn luôn cần bám sát theo sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cung cấp cho khách hàng. Tuy tính chất của các sản phẩm, dịch vụ này có thể khác nhau nhưng tóm lại vẫn là sự thỏa mãn khách hàng và khả năng lặp lại, và/hay giới thiệu khách hàng mới cho doanh nghiệp sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Ở mỗi sản phẩm, dịch vụ khác nhau mà tổ chức cung cấp cho khách hàng lại có những đặc thù riêng và biện pháp kiểm soát, khống chế cụ thể, người chuyên gia tư vấn ISO chuyên nghiệp sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp xác định được những điểm mấu chốt cần kiểm soát và từ đó xây dựng những mẫu biểu, công cụ kiểm soát phù hợp. Việc mô tả thành qui trình và biện pháp đo lường, giám sát phù hợp sẽ góp phần ổn định chất lượng và thỏa mãn khách hàng. Lưu ý là ở những chuyên gia tư vấn ISO thiếu kinh nghiệm hay thiếu nhiệt tình sẽ bỏ qua bước này hay đơn thuần là chỉ tư vấn lấy lệ việc này.

Vì sao khi tư vấn ISO phải giúp doanh nghiệp xác định bối cảnh của tổ chức một cách thực tế và phù hợp?

Theo yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thì khi tư vấn ISO phải xác định bối cảnh của tổ chức bao gồm những yếu tố bên ngoài như môi trường, kinh tế-xã hội và những yếu tố bên trong như văn hóa doanh nghiệp, con người. Như vậy việc xác định bối cảnh của tổ chức có ý nghĩa rất lớn đến việc xây dựng mục tiêu, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro. Những việc này đều ảnh hưởng đến sự cạnh tranh và tồn tại của doanh nghiệp, do đó cần phải dành thời gian và nguồn lực đủ để bên tư vấn ISO cùng với doanh nghiệp thực hiện việc này một cách chi tiết, cụ thể và phù hợp với thực tế công ty.

Thời gian thực hiện tư vấn ISO và chi phí tư vấn ISO là bao nhiêu?

Tùy theo qui mô và mức độ phức tạp của hoạt động doanh nghiệp thì thời gian thực hiện tư vấn ISO là nhanh hay chậm và chi phí cao hay thấp. IMQ cam kết sẽ cung cấp dịch vụ tư vấn ISO chuyên nghiệp với chi phí chỉ từ 30 triệu trong thời gian 1 - 2 tháng là khách hàng đã nhận được chứng chỉ. Chi tiết vui lòng liên hệ để được tư vấn chi tiết. 

Trên đây là một số kinh nghiệm chia sẻ của tác giả qua quá trình hơn 20 năm tư vấn ISO cho hàng trăm doanh nghiệp từ qui mô hàng ngàn công nhân đến qui mô chỉ dưới 10 người, từ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đến các công ty tư nhân Việt Nam. Hi vọng với nội dung trên sẽ giúp cho những ai quan tâm hiểu thêm về việc tư vấn ISO cũng như làm sao để áp dụng ISO 9001 một cách hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình.

Nguyễn Quốc Minh