Bật mí kinh nghiệm Tư vấn iso 9001 (kỳ 21)
Thiết lập hồ sơ tồn kho theo một trình tự thích hợp sẽ đảm bảo không có đồ vật nào bị bỏ sót trong khi kiểm kê, phản ánh đúng tình trạng tài sản của công ty.
HỒ SƠ KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO
Sự hoàn chỉnh của hồ sơ hàng tồn kho mang nghĩa điền đầy đủ thông tin vào tài liệu, bao gồm (nhưng không giới hạn) các phiếu kiểm soát hàng tồn kho để theo dõi theo chủng loại, tên, số, hoặc loại phụ tùng và xem có bất cứ sự không nhất quán nào giữa số lượng thể hiện trong bán thành phẩm, số kiểm kê và kết quả kiểm kê thực tế hay không.
Theo chuyên gia tư vấn ISO 9001, mục đích của hồ sơ kiểm kê này là nhằm xác định xem có sự khác nhau nào về số lượng giữa lượng lưu kho thực tế và sổ sách không và khắc phục nếu có. Chuyên gia tư vấn ISO 9001 khuyến nghị các hành động nên bao gồm:
- Xác định đối tượng kiểm kê và khoảng thời gian kiểm kê
- Máy móc và thiết bị
- Thành phẩm, bán thành phẩm, và các phụ kiện của sản phẩm
- Phụ tùng trong kho
- Nguyên liệu gián tiếp, đồ gá lắp và công cụ
- Lập hồ sơ cho mỗi đối tượng và được lưu giữ từng năm (hoặc định kỳ).
- Máy móc và thiết bị
- Nguyên liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, các phụ kiện của sản phẩm v.v...
- Phụ tùng trong kho
- Nguyên liệu gián tiếp, đồ gá lắp và công cụ.
- Xác định tài liệu kiểm kê cho mỗi đối tượng
- Sổ cái (hoặc danh mục kiểm kê)
- Các phiếu kiểm soát kiểm kê, bảng tổng kết.
- Xác định phương pháp kiểm kê
- Tiến hành kiểm kê theo nguyên tắc "5W1H"
- Một chuyên gia có hiểu biết về kỹ thuật phải tiến hành kiểm kê tại nơi làm việc theo sổ kiểm kê tài sản của công ty.
- Trong trường hợp phát hiện sự không thống nhất, liên lạc với những phòng liên quan ngay lập tức, và thực hiện những hành động thích hợp.
- Để kiểm kê một cách chính xác, hãy sử dụng các phương pháp sáng tạo. Ví dụ, sử dụng biển, nhãn nhận biết và phân biệt những hạng mục bằng cách sử dụng màu sắc khác nhau.
Kinh nghiệm tư vấn ISO 9001 cho thấy, thiết lập hồ sơ tồn kho theo một trình tự thích hợp sẽ đảm bảo không có đồ vật nào bị bỏ sót trong khi kiểm kê, phản ánh đúng tình trạng tài sản của công ty.
Xem thêm