Bật mí kinh nghiệm Tư vấn ISO 9001 (kỳ 61)

Ngày đăng: 30/09/2022

437 Lượt xem

0 Đánh giá

Chuyên gia tư vấn ISO 9001 khẳng định các cuộc họp nhóm đóng một vai trò quan trọng trong việc cải tiến các hoạt động nhóm cải tiến . Khi điều hành hiệu quả các cuộc họp nhóm này, thì các hoạt động của nhóm cải tiến sẽ tích cực và các thành viên nhóm nhiệt tình sẵn sàng triển khai hoạt động cải tiến

CÁC CUỘC HỌP NHÓM CẢI TIẾN NÊN TIẾN HÀNH NHƯ THẾ NÀO

Các cuộc họp nhóm cải tiến được tổ chức để kết hợp các thành viên nhóm cải tiến và giúp họ làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Các thành viên nhóm cải tiến thảo luận ý kiến và trình bày quan điểm tại cuộc họp. Việc thảo luận cho phép họ chia sẻ thông tin một cách bình đẳng - chúng cũng như làm tăng tinh thần hợp tác và đoàn kết của các thành viên nhóm cải tiến thông qua sự hiểu biết lẫn nhau.

Chuyên gia tư vấn ISO 9001 chia sẻ các cuộc họp nhóm đóng một vai trò quan trọng trong việc cải tiến các hoạt động nhóm cải tiến . Khi điều hành kém các cuộc họp nhóm này, thì các hoạt động cảu nhóm cải tiến sẽ bị đình trệ và các thành viên nhóm mất tính sẵn sàng triển khai hoạt động.

Vậy nên triển khai các cuộc họp nhóm cải tiến như thế nào?

Cuộc họp nhóm cải tiến phải được tổ chức theo kế hoạch.
Các vai trò cần phải được phân bổ cho các thành viên nhóm cải tiến (đó là người chủ toạ, thư ký, và người trình bày,...).
Mọi thành viên đều phải đóng góp vai trò của mình.
Xác định các mục tiêu của cuộc họp.
Thu thập ý kiến thông qua phương pháp động não (brainstorming).
Tất cả các thành viên tham gia nên phát biểu ý kiến của họ.
Cần lưu hồ sơ về các cuộc họp.

và các cuộc họp nhóm cải tiến nên tổ chức như thế nào cho hiệu quả?

Thời gian mỗi cuộc họp

Nói chung việc ấn định thời gian của cuộc họp nhóm cải tiến rất khó khăn vì nó phụ thuộc vào các yếu tố như điều kiện, địa điểm, nội dung cuộc họp và tần suất của chúng. Tuy nhiên trung bình thời gian các cuộc họp nhóm cải tiến khoảng 30 đến 60 phút.

Số lần họp trong một tháng

Số lần các cuộc họp nhóm cải tiến trong một tháng thay đổi tùy theo thời gian tổng thể của chúng. Tuy nhiên nhóm cải tiến cần họp ít nhất 2 lần/ 1 tháng. Nhóm cải tiến trước tiên cần lập ra mục tiêu của cuộc họp để tổ chức trong tháng tiếp theo và sau đó theo dõi mục tiêu này.

Chu kỳ các cuộc họp

Chu kỳ của các cuộc họp thay đổi tùy theo yêu cầu công việc và các điều kiện mà nhóm cải tiến đối mặt. Khi họp trong giờ làm việc, nhóm cải tiến phải được sự đồng ý trước của cán bộ quản lý.

Địa điểm họp

Các cuộc họp nhóm cải tiến cần tổ chức tại các địa điểm sau

tại nơi làm sản xuất,
phòng hội nghị gần nơi sản xuất,
phòng ăn hoặc chỗ nghỉ,
các địa điểm ngoài trời trong khu vực nhà máy và
các khu vực cách xa nơi làm việc (như vùng nghỉ ngơi, cửa hàng cafe và các lớp học).