Chuyên gia tư vấn lean yêu cầu quản lý sản xuất làm gì khi xử lý sự cố?

Đối với các chuyên gia tư vấn lean việc cải tiến sẽ không tiến triển được, nếu không đưa ra những quy định nhất định và những biện pháp cần thiết phải được thi hành theo đúng thứ tự. Mục đích của các chuyên gia tư vấn lean là giúp các Doanh nghiệp thi hành các biện pháp khẩn cấp một cách chính xác, nhanh chóng và  đảm bảo rằng sự cố sẽ được  ngăn chặn và sẽ  không  tái diễn trong tương lai.

Chuyên gia tư vấn lean yêu cầu quản lý sản xuất làm gì khi xử lý sự cố?

Khi sự cố xảy ra thì người quản lý chuyên nghiệp sẽ phải truy tìm nguyên nhân và phải có biện pháp  phòng ngừa hiện tượng tái diễn.  Tuy vậy, đối với các chuyên gia tư vấn lean việc cải tiến sẽ không tiến triển được, nếu không đưa ra những quy định nhất định và những biện pháp cần thiết phải được thi hành theo đúng thứ tự.

Mục đích của các chuyên gia tư vấn lean là giúp các Doanh nghiệp thi hành các biện pháp khẩn cấp một cách chính xác, nhanh chóng và  đảm bảo rằng sự cố sẽ được  ngăn chặn và sẽ  không  tái diễn trong tương lai. 

Để  đạt được mục tiêu do các chuyên gia tư vấn lean đưa ra thì ban lãnh đạo công ty cần đưa ra các Quy định rõ ràng cho việc xử lý sự cố và trách nhiệm tương ứng bao gồm:

1.Chuyên gia tư vấn lean khuyến khích phân loại sự cố như sau:

Khi xảy ra sự cố, việc phòng ngừa tái diễn được thi hành qua việc phân loại sự cố ra làm 3 cấp khác nhau (A, B và C) dựa vào tác động của chúng đến chất lượng, sản lượng, chi phí, thời gian giao hàng, tinh thần làm việc và an toàn lao động.

* Sự cố loại A: Những sự cố nghiêm trọng xảy ra được báo cáo lên cho các cán bộ quản lý cấp điều hành. Tiến triển của kế hoạch phòng ngừa hiện tượng tái diễn được xác nhận tại cuộc họp hàng tháng của ban đảm bảo chất lượng do giám đốc nhà máy  chủ trì cùng với chuyên gia tư vấn lean.

*Sự cố loại B: Việc xuất hiện những sự cố mức vừa phải được báo cáo lên Giám đốc nhà máy. Các đội trưởng có trách nhiệm được tin tưởng trong việc quản lý kế hoạch phòng ngừa hiện tượng tái diễn. Họ báo cáo tình hình thi hành các biện pháp phòng ngừa hiện tượng tái diễn cho ban quản lý chất lượng cứ sau 3 tháng tính từ ngày xảy ra sự cố.

* Sự cố loại C: Khi thực hiện dự án tư vấn lean thì những sự cố nhỏ được xử lý ngay tại nơi đã xảy ra. Giải pháp được đưa ra bằng cách xử lý trước giới hạn về thời gian và bằng cách phân cấp theo mật độ tái diễn và chuyển chúng sang thành các đề tài nghiên cứu thảo luận.

2.Thủ tục xử lý thường được chuyên gia tư vấn lean khuyến nghị:

(a) Sau khi đã xảy ra thì sự cố phải được báo cáo lên cấp trên bằng cách điền vào đơn mẫu có sẵn để "báo cáo nhanh chóng về tình hình sự cố xảy ra" 

(b) Biện pháp khẩn cấp phải được thi hành ngay tức khắc "Báo cáo về sự cố" phải được chuẩn bị cho từng cấp bất thường A và B

(c) Khi thực hiện tư vấn lean dữ liệu bao gồm bản chất của những điểm bất thường, nguyên nhân trực tiếp của các sự cố đó, các biện pháp đánh giá thiệt hại phải được đề cập đến trong "báo cáo khẩn về tình hình bất thường". Các báo cáo về sự cố "được thiết kế để có thể xác định nguyên nhân thật sự của vấn đề, kế hoạch phòng ngừa tái diễn và xác định tính hiệu quả của chúng. Tiến triển của việc phòng ngừa hiện tượng tái diễn có thể kiểm tra theo các kế hoạch đã lập ra bằng cách dùng "bảng checklist tiến trình xử lý sự cố"  

Theo nhận định của chuyên gia tư vấn lean thì việc để xẩy ra sự cố  quá nhiều trong hoạt động sản xuất kinh doanh là một phần nguyên nhân gây ra sản phẩm lỗi, chậm tiến độ giao hàng, phát sinh chi phí và đặc biệt là  tai nạn lao động... trở vấn đề  lớn cho doanh nghiệp.

Chính vì thế chuyên gia tư vấn lean khuyến nghị lãnh đạo doanh nghiệp cần phải xây dựng Quy định để sớm cụ thể hóa các biện pháp hạn chế và loại bỏ tình trạng sự cố xẩy ra, góp phần nâng cao năng suất chất lượng và an toàn cho người lao động, gia tăng lợi nhuận và  niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp.

Nguyễn Thế Cường, MBA

Xem thêm bài viết sau:

Làm thế nào để bắt đầu dự án Tư vấn Lean hiệu quả?